1. Welke taak doe je steeds opnieuw?
Kies een handeling die je in gewone woorden kunt beschrijven. Bijvoorbeeld: aanvragen verzamelen voordat je kunt reageren, informatie uit documenten bij elkaar zoeken of dezelfde soort klantvragen voorbereiden. Noteer wat erin gaat en welke uitkomst je nodig hebt.
Als een taak iedere keer anders verloopt, is eerst meer inzicht in het proces nodig. Een onduidelijk proces wordt niet vanzelf helder door er AI aan toe te voegen. Soms helpt een eenvoudiger formulier of een vaste werkafspraak al.
2. Welke gegevens zijn echt nodig?
Bepaal welke bedrijfsinformatie nodig is en wie die mag gebruiken. Klantgegevens, contracten en personeelsinformatie vragen om extra zorg. Deel bij een eerste oriëntatie liever een beschrijving of een geanonimiseerd voorbeeld dan een volledig dossier.
Bespreek ook hoe actueel en volledig de informatie is. Een toepassing kan alleen bruikbaar zijn wanneer de gegevens passend zijn voor het doel. Ontbrekende informatie moet zichtbaar blijven in plaats van te worden aangevuld met aannames.
3. Waar blijft menselijke controle nodig?
Een voorbereid antwoord is iets anders dan een definitief besluit. Bepaal welke stappen iemand controleert voordat een klant een bericht, offerte of toezegging ontvangt. Vooral uitzonderingen verdienen een duidelijke route naar persoonlijk contact.
Vraag ook wat er gebeurt wanneer een toepassing niets kan vinden of tijdelijk niet werkt. Een bruikbare eerste versie moet kunnen aangeven dat iemand het moet overnemen. Daarmee blijft de werkwijze begrijpelijk voor je team.
4. Hoe beoordeel je de eerste versie?
Spreek vooraf af welke handeling beter moet verlopen. Denk aan minder overtypen, een duidelijker overzicht of sneller bij de juiste informatie komen. Meet de huidige situatie waar dat zinvol is, zodat je later eerlijk kunt vergelijken.
Kies daarna een kleine eerste scope. Een duidelijke proef helpt om de werking te beoordelen zonder meteen je hele bedrijf te veranderen. Wil je dit voor je eigen situatie bespreken? Leg een terugkerende taak voor aan SWELNS.